Por qué una app de gastos compartidos funciona mejor que un chat o una hoja de cálculo
Muchas parejas y compañeros de piso empiezan con un mensaje en el chat («he pagado el súper, 64 €») o con una hoja de cálculo que lleva una sola persona. Las dos fallan igual: una persona acaba haciendo toda la contabilidad, los números están en tres sitios y a final de mes nadie sabe qué está incluido.
Una app de gastos compartidos se encarga de la parte aburrida. Cada uno anota en el mismo libro desde su teléfono, los totales se actualizan para todos y nadie tiene que ir recogiendo tickets.
Cómo funciona un Proyecto
- Un libro propio. Un proyecto tiene sus propias cuentas, categorías, movimientos y presupuestos. Nunca se mezcla con tu «Personal», y cambias de uno a otro con un toque.
- Todos dentro. Cada miembro anota desde su propia cuenta de usuario, en su teléfono o en el navegador.
- Filas firmadas. Cada movimiento muestra quién lo añadió y quién lo cambió por última vez. Con el filtro «Por personas» ves lo que ha pagado cada uno.
- La campana. Las notificaciones agrupan por día lo que hicieron los demás («Anna añadió 4 movimientos») en vez de avisarte por cada café.
Crearlo lleva una frase: describe el proyecto por texto, por voz o con una foto («reforma del piso, presupuesto 20 000 €») y la IA propone categorías, subcategorías y un presupuesto. No se crea nada hasta que lo revisas. También puedes copiar las categorías de tu «Personal» o empezar con un proyecto vacío.
En tiempo real: quién está aquí y qué cambia
Los proyectos se actualizan en tiempo real. Si dos tenéis el proyecto abierto a la vez, os veis: sin recargar y sin «¿ya apuntaste la compra?».
- Aquí ahora. El proyecto muestra quién más lo tiene abierto en este momento y en qué página. Toca un nombre para ir a la misma página.
- Los movimientos nuevos llegan solos. Anna guarda un ticket en su móvil y, segundos después, aparece en tu lista con los totales ya actualizados.
- «Lo está editando» en la fila. Si alguien tiene abierto un movimiento, la fila lo indica, y el formulario te avisa si alguien está cambiando el mismo.
- Cursores. En el ordenador ves los cursores de los demás con su nombre, como en una pizarra compartida. Cada uno puede ocultar el suyo o los de los demás en Ajustes.
En directo solo va dónde está cada uno: la página, el formulario abierto, el cursor. Nunca los importes, las notas ni lo que alguien está escribiendo, y tu «Personal» nunca está en directo.
Roles e invitaciones: quién puede hacer qué
Invitas con un enlace. Cada enlace es personal (un enlace, una persona) y lleva el rol que elegiste:
- Propietario: todo, además de miembros, invitaciones y ajustes del proyecto.
- Editor: añade y cambia movimientos, cuentas, categorías, presupuestos y pagos recurrentes.
- Lector: solo lectura; lo ve todo y no cambia nada. Útil para unos padres que quieren seguir el presupuesto de un hijo que estudia fuera.
Los roles se cambian cuando quieras. Si alguien sale o lo quitas, pierde el acceso al momento; los movimientos que añadió se quedan, firmados con su nombre.
Pareja, familia, piso compartido, viaje: cuatro ejemplos
- En pareja. Un proyecto «Casa» para la cuenta común, el alquiler, la luz, el agua y la compra. Los gastos de cada uno siguen en su «Personal»; al proyecto solo va lo común.
- Presupuesto familiar. Los dos padres como editores, el hijo adolescente como lector, un presupuesto mensual para la compra y otro para las actividades de los niños.
- Piso compartido. Un proyecto «Piso» para alquiler, internet y productos de limpieza. Cada uno anota lo que compró y el filtro por personas muestra quién ha pagado cuánto.
- Un viaje. «Lisboa, 8–14 oct.» con un presupuesto justo para esas fechas: hotel 420 €, el bus del aeropuerto, las cenas. La foto del ticket del súper se convierte en borradores por categoría.
Presupuestos y deudas dentro del proyecto
Los presupuestos funcionan igual que en «Personal»: un límite para una categoría o para todos los gastos, por mes o para las fechas del proyecto. Ves lo gastado, lo que queda por día y adónde lleva el ritmo actual. Al 80 % y al 100 % todos los miembros reciben una notificación.
Para saber quién debe a quién, un proyecto puede llevar deudas: una cuenta por persona. «Le presté 50 € a Max» es una transferencia a su cuenta; «Max me devolvió 20 €», una transferencia de vuelta. El saldo te dice que aún te debe 30 €. Prestar y devolver son transferencias, nunca gastos, así que no deforman el presupuesto.
Lo que no hace
- No reparte automáticamente. No divide cada cuenta ni calcula quién paga a quién para saldar. Ves quién añadió qué y anotas las deudas tú.
- No convierte divisas. Un proyecto muestra un solo símbolo de moneda. En un viaje fuera, anota en la moneda en la que se van a saldar las cuentas.
- Sin conexión con el banco, ni la tuya ni la de los demás. Se anota por voz, con foto del recibo o a mano. Por qué sin banco.
- El bot de Telegram solo anota en «Personal». En un proyecto usas la app en el navegador o en el teléfono.
Cuánto cuesta
Los proyectos van con el plan AI (5,99 $ al mes o 47,88 $ al año) y puedes probarlos gratis antes. Las personas que invitas no necesitan plan: con Free basta. Si el plan del propietario termina, el proyecto queda en solo lectura; no se borra nada y vuelve a abrirse cuando el plan vuelve.
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Preguntas
¿Mi pareja ve mis gastos personales?
No. «Personal» nunca se comparte. Los demás solo ven lo que hay en el proyecto al que los invitaste.
¿Vemos los cambios de los demás en tiempo real?
Sí. Un movimiento que alguien guarda aparece en segundos para todos los que tienen el proyecto abierto, y ves quién está en el proyecto ahora mismo. En el ordenador también veis los cursores de los demás.
¿Tienen que pagar todos los del proyecto?
No. El propietario necesita el plan AI (o su prueba gratuita). Los miembros pueden quedarse en el plan Free.
¿Puedo añadir gastos al proyecto por voz o con la foto del recibo?
Sí. La voz y las fotos de recibos crean borradores en el proyecto, que revisas antes de guardar. El bot de Telegram solo escribe en «Personal».
¿Sirve para un solo viaje?
Sí. Ponle un presupuesto con las fechas del viaje. Después lo guardas como registro o lo borras: un proyecto borrado pasa una semana en la papelera y se avisa a los miembros para que puedan exportar un CSV antes.
¿Qué pasa si el propietario borra su cuenta?
Antes de borrarla decide, para cada proyecto con miembros, si se lo pasa a alguno de ellos o si lo borra.